VERSIE 1.2 · BIJGEWERKT 27 OKTOBER 2026 · CLOCKIX B.V., NEDERLAND
1. Wie zijn wij?
Clockix B.V. (KvK 89012345) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verzameld via het Clockix-platform op clockix.app. Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via privacy@clockix.app.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Clockix verzamelt persoonsgegevens in twee hoedanigheden: van beheerders (bedrijfseigenaren en managers) en van medewerkers die via het platform uren registreren.
Van beheerders:
- Naam en e-mailadres (voor accountbeheer en communicatie)
- Betaalgegevens (verwerkt via onze betalingspartner — wij slaan geen kaartgegevens op)
- Bedrijfsnaam, KvK-nummer en factuuradres
- IP-adres en inloggeschiedenis (voor beveiligingsdoeleinden)
Van medewerkers:
- Naam en e-mailadres (voor accountidentificatie)
- GPS-locatiegegevens bij het in- en uitchecken, de actuele locatie zolang de Clockix-app openstaat, en de rit (positie, route en verwachte aankomsttijd) tijdens het navigeren in de Clockix-app
- Verificatiefoto's (selfie bij in-/uitchecken, indien ingeschakeld door de beheerder)
- Tijdstempels van werkactiviteiten
- Apparaat-ID en IP-adres (voor beveiligingsdoeleinden)
3. Waarom verwerken wij deze gegevens?
- Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van de urenregistratiedienst, inclusief GPS-verificatie en rapportages
- Gerechtvaardigd belang: fraudepreventie, beveiliging van het platform en verbetering van onze diensten
- Wettelijke verplichting: belasting- en boekhoudkundige bewaarplichten
- Toestemming: voor het verzenden van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie (uitschrijven is altijd mogelijk)
4. GPS-gegevens en fotoverificatie
GPS-locatiegegevens en verificatiefoto's worden uitsluitend verwerkt voor het doel van aanwezigheidsregistratie en fraudepreventie. De beheerder van uw organisatie bepaalt of fotoverificatie verplicht is. Medewerkers worden hierover geïnformeerd bij registratie.
Locatiegegevens worden op drie momenten vastgelegd:
- Bij het in- en uitchecken, als bewijs van aanwezigheid, voor rollen waarvoor de beheerder locatiecontrole heeft ingeschakeld.
- Zolang de medewerker de Clockix-app open heeft. De locatie ververst dan elke 2 minuten, zodat de eigenaar en beheerders van de werkruimte op een kaart zien wie waar aan het werk is. Van deze actuele locatie bewaren wij alleen de laatste positie, geen route of geschiedenis. Collega's zien elkaars locatie niet.
- Tijdens het navigeren in de Clockix-app. Zolang de medewerker zich door Clockix naar een project laat navigeren, zien de eigenaar en beheerders de rit live op de kaart: de positie (elke paar seconden), de rijrichting, de bestemming, de route en de verwachte aankomsttijd. Dit stopt zodra de medewerker aankomt of de navigatie sluit. De route en de ritgegevens worden dan gewist; daarna blijft alleen de laatste positie over, zoals hierboven.
Is de app gesloten, dan wordt er geen locatie gedeeld. GPS-gegevens worden niet gebruikt voor continue locatiemonitoring buiten werktijden. De telefoon vraagt de medewerker eerst om toestemming voor het delen van de locatie; wordt die geweigerd, dan wordt er niets gedeeld.
De organisatie die Clockix inzet, is verantwoordelijk voor het vooraf informeren van haar medewerkers. In het dashboard staat daarvoor onder Instellingen → Privacy een voorbeeldtekst klaar.
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Accountgegevens: zolang het account actief is, plus 30 dagen na opzegging
- Urenregistraties en GPS-logs: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht loonadministratie)
- Actuele app-locatie: alleen de laatste positie; wordt bij elke update overschreven en verwijderd zodra de medewerker de werkruimte verlaat of het account wordt verwijderd
- Ritgegevens tijdens het navigeren (route, bestemming, aankomsttijd): gewist zodra de rit stopt, en uiterlijk 10 minuten na het laatste signaal van de app
- Verificatiefoto's: 1 jaar na datum van opname, tenzij de beheerder een kortere termijn instelt
- Beveiligingslogs (IP-adressen, inlogpogingen): 90 dagen
- Facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
6. Met wie delen wij uw gegevens?
Clockix deelt persoonsgegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Gegevens kunnen worden gedeeld met:
- Infrastructuurpartners: voor hosting en dataopslag binnen de EU (verwerkersovereenkomsten aanwezig)
- Betalingsverwerkers: voor de afhandeling van abonnementsbetalingen
- Analytische diensten: Vercel Analytics (geanonimiseerde websitestatistieken)
- Overheidsinstanties: indien wettelijk verplicht
7. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Inzage: u kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken
- Rectificatie: onjuiste gegevens kunnen worden gecorrigeerd
- Verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, voor zover de wet dit toestaat
- Beperking: u kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken
- Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
- Overdraagbaarheid: u kunt een export van uw gegevens opvragen in een machineleesbaar formaat
Dien uw verzoek in via privacy@clockix.app. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
8. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking. Zie ons beveiligingsbeleid voor details.
9. Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit privacybeleid periodiek bijwerken. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of via een melding in het dashboard. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer de laatste versie van kracht is gegaan.
10. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via privacy@clockix.app. Zie ook onze AVG-verklaring.