VERSIE 1.0 · INGANGSDATUM 1 MAART 2025 · CLOCKIX B.V., NEDERLAND
1. Wie zijn wij?
Clockix B.V. (KvK 89012345) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verzameld via het Clockix-platform op clockix.app. Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via privacy@clockix.app.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Clockix verzamelt persoonsgegevens in twee hoedanigheden: van beheerders (bedrijfseigenaren en managers) en van medewerkers die via het platform uren registreren.
Van beheerders:
- Naam en e-mailadres (voor accountbeheer en communicatie)
- Betaalgegevens (verwerkt via onze betalingspartner — wij slaan geen kaartgegevens op)
- Bedrijfsnaam, KvK-nummer en factuuradres
- IP-adres en inloggeschiedenis (voor beveiligingsdoeleinden)
Van medewerkers:
- Naam en e-mailadres (voor accountidentificatie)
- GPS-locatiegegevens bij elk in- en uitchecken
- Verificatiefoto's (selfie bij in-/uitchecken, indien ingeschakeld door de beheerder)
- Tijdstempels van werkactiviteiten
- Apparaat-ID en IP-adres (voor beveiligingsdoeleinden)
3. Waarom verwerken wij deze gegevens?
- Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van de urenregistratiedienst, inclusief GPS-verificatie en rapportages
- Gerechtvaardigd belang: fraudepreventie, beveiliging van het platform en verbetering van onze diensten
- Wettelijke verplichting: belasting- en boekhoudkundige bewaarplichten
- Toestemming: voor het verzenden van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie (uitschrijven is altijd mogelijk)
4. GPS-gegevens en fotoverificatie
GPS-locatiegegevens en verificatiefoto's worden uitsluitend verwerkt voor het doel van aanwezigheidsregistratie en fraudepreventie. De beheerder van uw organisatie bepaalt of fotoverificatie verplicht is. Medewerkers worden hierover geïnformeerd bij registratie.
GPS-gegevens worden niet gebruikt voor continue locatiemonitoring buiten werktijden. Locatiegegevens worden alleen vastgelegd op het moment van in- en uitchecken.
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Accountgegevens: zolang het account actief is, plus 30 dagen na opzegging
- Urenregistraties en GPS-logs: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht loonadministratie)
- Verificatiefoto's: 1 jaar na datum van opname, tenzij de beheerder een kortere termijn instelt
- Beveiligingslogs (IP-adressen, inlogpogingen): 90 dagen
- Facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
6. Met wie delen wij uw gegevens?
Clockix deelt persoonsgegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Gegevens kunnen worden gedeeld met:
- Infrastructuurpartners: voor hosting en dataopslag binnen de EU (verwerkersovereenkomsten aanwezig)
- Betalingsverwerkers: voor de afhandeling van abonnementsbetalingen
- Analytische diensten: Vercel Analytics (geanonimiseerde websitestatistieken)
- Overheidsinstanties: indien wettelijk verplicht
7. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Inzage: u kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken
- Rectificatie: onjuiste gegevens kunnen worden gecorrigeerd
- Verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, voor zover de wet dit toestaat
- Beperking: u kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken
- Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
- Overdraagbaarheid: u kunt een export van uw gegevens opvragen in een machineleesbaar formaat
Dien uw verzoek in via privacy@clockix.app. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
8. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking. Zie ons beveiligingsbeleid voor details.
9. Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit privacybeleid periodiek bijwerken. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of via een melding in het dashboard. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer de laatste versie van kracht is gegaan.
10. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via privacy@clockix.app. Zie ook onze AVG-verklaring.